Cómo calcula Excel

La idea

Una hoja de cálculo es una cuadrícula. Cada casilla es una celda, que se nombra con la letra de su columna y el número de su fila: B2 es la columna B, fila 2. Una celda guarda una de dos cosas, y toda la herramienta nace de esa diferencia.

Un valor es algo que escribiste: un número, un texto, una fecha. Se queda ahí y significa lo que dice. Una fórmula empieza con = y es una pequeña instrucción: "calcula esto a partir de otras celdas". La celda guarda la instrucción y muestra la respuesta.

Esa separación es lo que convierte una hoja de cálculo en algo más que una tabla en papel. Si C2 cambia de 31.99 a 34.99, D2 no queda desactualizada: es la respuesta actual a una pregunta que escribiste una vez. La habilidad de Excel está en escribir la pregunta de modo que siga siendo correcta.

Por qué existe

Antes de las hojas de cálculo, un analista con calculadora anotaba 287.91, sumaba 35.97 a mano y anotaba 323.88. Si cambiaba una cantidad, empezaba de cero. Cada número de la página era la respuesta a una pregunta que nadie había guardado.

Excel guarda la pregunta. El pedido 1001 de Harbor & Pine tiene dos líneas; el total del pedido no es un número pegado por alguien, es =SUM(D2:D3). Un responsable puede cambiar una cantidad, un precio o un descuento y el total lo sigue, por eso el mismo libro sirve para los datos del mes siguiente o para un "qué pasaría si" con una subida de precios. También es la razón por la que un número tecleado en medio de una columna de fórmulas es peligroso: nunca se actualizará y nadie lo notará.

Cómo funciona por dentro

Las referencias son punteros

B2*C2 no contiene los números, contiene direcciones. Excel mira esas direcciones cuando calcula. Un rango como D2:D3 significa todas las celdas del rectángulo entre las dos esquinas, y funciones como SUM y AVERAGE aceptan rangos como entrada.

Copiar conserva la relación

Aquí es donde más se confunden quienes empiezan. Cuando copias una fórmula, o arrastras el controlador de relleno hacia abajo, Excel no copia el texto. Copia la relación: "dos celdas a mi izquierda" sigue siendo "dos celdas a mi izquierda", caiga donde caiga la fórmula. Por eso una fórmula escrita en D2 y rellenada hacia abajo da una fórmula correcta en cada fila. Una referencia como B2 es relativa: se mueve con la copia.

A veces un puntero no debe moverse. Una sola tasa de impuesto en E1 debe leerla cada fila. Poner $ delante de la letra de la columna, del número de la fila o de ambos bloquea esa parte: $E$1 es absoluta, $E1 bloquea solo la columna y E$1 solo la fila. Pulsar F4 con el cursor dentro de una referencia recorre las cuatro formas.

La cadena de dependencias

Excel mantiene un mapa de quién lee a quién. Cuando editas una celda, busca todas las celdas que la leen, las recalcula, luego las que leen a esas, y así sucesivamente, en el orden correcto. No recalcula todo el libro, por eso una hoja con miles de fórmulas se actualiza al instante.

Esto también explica dos errores. Una referencia circular es una fórmula que acaba leyéndose a sí misma, así que no hay un orden correcto y Excel te avisa. Una fórmula pegada como valores ha perdido sus punteros: ahora es un número escrito a mano y seguirá mal cuando cambie el origen.

Rangos y Tablas

Un rango normal es solo un rectángulo de celdas. Nada dice que A1:D400 sean "los pedidos": si llega una fila nueva en la fila 401, todas las fórmulas siguen apuntando al rectángulo viejo. Una Tabla de Excel (Insertar → Tabla, o Ctrl+T) es un rango que sabe que es una tabla. Tiene nombre, encabezados y crece cuando se añade una fila, y las fórmulas pueden apuntar a las columnas por nombre en lugar de por dirección. Conocerás las Tablas a fondo en los últimos capítulos de esta ruta; por ahora, la regla es que un rango es un rectángulo que describes tú y una Tabla es un rectángulo que Excel vigila.

El formato no es el contenido

Entre un valor guardado y lo que ves hay una cosa más: el formato de número. Una fecha se guarda como número y se muestra como fecha; 0.0825 puede mostrarse como 8.25 %; 31.99 puede mostrarse como 32. Cambiar el formato cambia lo que se ve, nunca el valor guardado, y una columna que parece de números puede contener texto que SUM ignorará. Cuando un resultado se vea raro, revisa qué hay guardado antes de sospechar de la fórmula.

Errores comunes

"El número de la celda es el número que guarda la celda"

Lo que ves es el resultado de la fórmula, no el contenido. Haz clic en la celda y mira la barra de fórmulas: muestra lo que realmente está guardado. Si un total parece correcto pero no cambia cuando cambian los datos, probablemente se escribió o se pegó como valor.

"Copiar y pegar copia el texto de la fórmula"

Copia la relación, así que las referencias relativas se desplazan. Es una ventaja (una fórmula rellena mil filas) hasta que una referencia que debía quedarse quieta se escapa. Cuando una columna rellenada va mal, haz clic en la última fila y mira dónde acabaron sus punteros.

"Una celda vacía es un error"

Una celda vacía cuenta como cero en las operaciones y SUM y AVERAGE la saltan. Por eso apuntar a la celda equivocada rara vez produce un error; produce un número verosímil pero incorrecto. Comprueba siempre una fila a mano.