Cómo una tabla dinámica agrupa filas

La idea

Una tabla dinámica hace una sola cosa: reparte tus filas en cajones y resume cada cajón. Tú eliges el campo que decide el cajón, y ella construye la tabla.

Imagina que el origen tiene una fila por línea de pedido y pones category en Filas. Excel recorre la columna category, encuentra los valores distintos (Decor, Furniture, Kitchen y así) y abre un cajón para cada uno. Cada fila del origen entra en el cajón de su categoría. Luego, en cada cajón, aplica el resumen que elegiste para Valores: sumar revenue o contar las líneas.

Es el mismo trabajo que GROUP BY en SQL o groupby en pandas, con una diferencia: la tabla se rehace arrastrando un campo en vez de reescribir una consulta.

Por qué existe

En el capítulo 3 respondiste "ingresos por categoría" con SUMIFS: una fórmula por categoría, escrita una vez y copiada hacia abajo. Funciona, pero la lista de categorías la escribías tú. Si apareciera una séptima categoría en los datos, tu tabla se la saltaría sin avisar.

Una tabla dinámica construye la lista de cajones a partir de los datos, así que no se queda nada fuera y nada se teclea a mano. Además te deja cambiar la pregunta en segundos. Cambia category por channel y tienes ingresos por canal. Arrastra también channel a Columnas y obtienes una cuadrícula de categoría por canal. Con fórmulas, cada una de esas es una tabla nueva por construir; con una tabla dinámica es un arrastre.

Cómo funciona por dentro

Cuatro cajas del panel Campos de tabla dinámica deciden el resultado. En Excel las encuentras tras Insertar → Tabla dinámica, con los campos listados sobre las cajas.

• Filas: un cajón por valor distinto, listado a lo largo del lado izquierdo.
• Columnas: un cajón por valor distinto, listado en la parte de arriba. Un campo en Filas y otro en Columnas forman una cuadrícula, y cada celda es el cajón de esa pareja de valores.
• Valores: los números que se resumen dentro de cada cajón.
• Filtro: filas que nunca entran en ningún cajón. Un filtro channel = web quita las demás líneas antes de agrupar.

El Grand Total de abajo no es la suma de los números mostrados. Es el resumen calculado sobre todas las filas, sin cajones. Con Sum los dos coinciden, y es una buena comprobación: los cajones deben sumar el total.

Dos campos forman una cuadrícula

Pon channel en Columnas y deja category en Filas. Ahora cada línea se ordena dos veces: por su categoría, que elige la fila, y por su canal, que elige la columna. La celda donde Outdoor se cruza con web contiene solo las líneas de Outdoor vendidas en la web. Las celdas donde no encaja ninguna línea quedan vacías, y los totales de fila y de columna son los cajones que ya tenías. Dos campos es el límite para leer con comodidad; con un tercero suele ser mejor un filtro.

Sum, Count y los demás resúmenes

El resumen decide qué te dice cada cajón. Sum suma los importes. Count dice cuántas líneas hay en el cajón. Average divide una cosa entre la otra. Los mismos cajones, tres respuestas distintas.

Excel elige Count por ti en un caso que verás a menudo: cuando el campo de Valores contiene texto, o números guardados como texto. Si una columna de importes muestra "Count of revenue" en vez de "Sum of revenue", lo normal es que los importes sean texto. Arregla antes la columna (capítulo 5) y después cambia el resumen.

"Mostrar valores como" no cambia los cajones, solo cómo se presenta el número de cada uno. % del total general divide entre el total, % del total de columna divide entre la columna. Úsalo cuando quien lee necesita proporciones más que importes.

La instantánea

Una tabla dinámica no mira tus celdas de origen cada vez. Al construirla, Excel guarda una copia del origen, la caché dinámica, y dibuja a partir de ella. Por eso una tabla dinámica sobre una tabla grande abre rápido. También por eso los números pueden estar viejos.

Cuando edites, añadas o borres filas del origen, actualiza la tabla dinámica. Si añades filas debajo del rango, las filas nuevas quedan fuera del origen y actualizar no las encontrará. Convierte el origen en una Tabla (capítulo 6) y el rango crece solo.

Errores comunes

"Una tabla dinámica se actualiza cuando cambio los datos"

Una fórmula sí. Una tabla dinámica no, hasta que la actualizas. Si un total parece mal después de corregir una cifra en el origen, actualiza antes de sospechar de otra cosa. Un buen hábito es comparar el Grand Total con un SUM normal de la columna de origen; si difieren, la tabla dinámica está desactualizada o el rango de origen se queda corto.

"Count of revenue me dice cuántos pedidos hay"

Count cuenta filas del cajón, y aquí una fila es una línea de pedido, no un pedido. El pedido 9938 tiene tres líneas, así que suma tres al conteo. Para contar pedidos necesitas un campo con una fila por pedido, o un recuento distinto. Compruébalo contra lo que ves: las doce líneas de arriba vienen de solo ocho pedidos.

"Sum es siempre el resumen correcto para un número"

Sum sirve para importes que se pueden sumar: ingresos, unidades. No sirve para un precio o una tasa, porque sumar tres precios unitarios da un número sin sentido. Pregúntate qué quieres que diga cada cajón. El precio medio de las líneas es una buena respuesta; la suma de los precios no.