Lo que pasa entre tus datos y un informe

La idea

Un informe de Power BI no es una foto de los datos. Es un conjunto de preguntas hechas a un modelo semántico. El modelo es la versión preparada, relacionada y con medidas de tus tablas, y es algo distinto de las páginas que lo muestran.

Esa separación explica casi todo Power BI. Preparas las tablas una vez, las relacionas una vez y escribes Sales una vez. Después, cualquier cantidad de visuales, páginas y personas le hacen preguntas al modelo y reciben la misma respuesta. Cuando un número está mal, preguntas en qué punto de la cadena se torció, no qué visual lo muestra.

Por qué existe

Antes, Harbor & Pine reconstruía una hoja de cálculo a mano cada lunes. Alguien copiaba los pedidos, limpiaba los mismos nombres de ciudad, rehacía la misma tabla dinámica y pegaba la captura en un correo. Nadie sabía qué limpieza se hizo y cuándo, y dos personas sacaban dos totales.

Power BI lleva cada una de esas tareas a un lugar donde ocurre una sola vez. La limpieza vive en pasos grabados. La definición de un número vive en una medida. Actualizar es un horario, no una persona. El gerente recibe un informe que no puede contradecir al de al lado.

El precio es que ahora hay una cadena, y cada eslabón puede quedarse viejo o equivocarse a su manera. Un informe que está mal porque el modelo está mal se ve igual que uno que está mal porque falló la actualización, así que la primera habilidad es saber qué eslabón abrir.

Cómo funciona por dentro

Las cinco tareas

La formulación de Microsoft es preparar, modelar, visualizar, analizar, administrar, y el orden importa. Cada tarea tiene su sitio en las herramientas reales.

1. Preparar en Power Query Editor (Home → Transform data).
2. Modelar en Model view y en el panel Data: relaciones, medidas, una tabla Date.
3. Visualizar en Report view: eliges un visual en el panel Visualizations y sueltas campos sobre él.
4. Analizar es la lectura en sí: profundizar, filtrar, encontrar la causa.
5. Administrar es lo que pasa después de compartir: horarios de actualización, acceso, sensibilidad.

Power BI Desktop (solo Windows) es donde haces de la 1 a la 3. El Service (un navegador) guarda el archivo publicado, ejecuta las actualizaciones y aloja los paneles (dashboards), colecciones de una sola página con mosaicos anclados desde los informes. Mobile muestra ambos. Un informe publicado y su modelo semántico se guardan juntos en el Service, y un modelo puede alimentar muchos informes.

Cuatro tipos de pregunta

Cada visual responde a una pregunta, y las preguntas son de cuatro tipos. El gráfico recorre un año de Harbor & Pine por los cuatro.

Los visuales de Power BI son más fuertes en los dos primeros. El tercero es un pronóstico que conviene rotular como tal, y el cuarto es una decisión, que le toca a una persona.

Import, DirectQuery o en vivo

El modelo tiene que sacar sus filas de algún sitio, y la elección marca lo fresco y lo rápido que será el informe.

• Import (el valor por defecto) carga una copia comprimida en el modelo. Es rápido y admite todas las funciones. El coste es que los datos solo son tan nuevos como la última actualización.
• DirectQuery deja los datos en el origen y envía una consulta en cada interacción. Sirve para tablas demasiado grandes para importar o datos que deben estar al día, y es más lento y limitado en DAX y Power Query.
• Live connection conecta tu informe a un modelo que publicó otra persona. Obtienes sus tablas y medidas, y no puedes editar el modelo.

Fija el modo de almacenamiento al conectar: Home → Get data, y Power BI pregunta Import o DirectQuery en los orígenes que admiten ambos.

Por qué una medida pertenece al modelo

Escribe Units Ordered = SUM(order_items[quantity]) una vez, en el modelo, y funciona en una tarjeta, en una matriz por categoría y en un gráfico de líneas por mes. El visual aporta la agrupación; la medida aporta la aritmética. Si en cambio arrastraras quantity a cada visual y lo dejaras resumir, tres visuales llevarían tres definiciones privadas que se separan el día que una necesita un filtro. Por eso este capítulo te hace escribir una medida en lugar de marcar una casilla.

Opciones del primer día

Dos ajustes cambian en silencio lo que vas a construir. Auto date/time crea una tabla de fechas oculta por cada columna de fecha; la mayoría de los modeladores la desactivan y construyen un calendario propio (File → Options and settings → Options → Data Load). Autodetect relationships es una comodidad que se equivoca cuando dos columnas comparten nombre, así que revisa cada línea que dibuja.

Errores comunes

"El informe es donde viven los datos"

Los visuales no guardan datos propios. Abre un informe, cambia una segmentación y una consulta nueva va al modelo. Borra un visual y los datos siguen ahí; borra una tabla del modelo y se rompen todos los visuales que la usaban. Si un número se ve raro, revisa el modelo, no el gráfico.

"Un panel y un informe son lo mismo"

Un informe tiene varias páginas, es interactivo y se construye en Desktop o en el Service. Un panel (dashboard) es un único lienzo de mosaicos anclados desde uno o varios informes, y solo existe en el Service. Un mosaico muestra el visual anclado; haz clic y llegas al informe de origen.

"Publicado significa en vivo"

No, salvo que el modelo sea DirectQuery o se haya ejecutado el horario de actualización. Un informe Import publicado el lunes sigue mostrando los datos del lunes el viernes hasta que alguien lo actualiza. Cuando alguien diga "el panel está mal", pregunta primero cuándo se actualizó por última vez.