Un gráfico es una tabla pequeña, dibujada

La idea

Un gráfico de Excel es la imagen de una tabla. Lee un bloque de celdas, toma las etiquetas de la primera columna y los números de la siguiente, y dibuja una marca por fila: una barra, un punto en una línea, un sector. No agrupa, no suma ni filtra nada. Si el bloque tiene doce filas, obtienes doce marcas.

Parece obvio, y explica casi todos los problemas con gráficos. Cuando un gráfico se ve mal, rara vez es culpa del gráfico. La tabla de detrás tiene demasiadas filas, las filas equivocadas, o números que nunca se sumaron. El buen trabajo con gráficos ocurre antes de Insertar → Gráficos: decides la pregunta que responde el gráfico y construyes la tabla pequeña que la responde.

Por qué existe

Una columna de cuarenta números es difícil de leer. Un gráfico de barras de seis números es fácil: el ojo compara longitudes más rápido que cifras. Ese es el valor de un gráfico, y solo se cumple cuando la imagen es simple. Seis barras se comparan. Sesenta, no.

Así que el trabajo es resumir primero y dibujar después. Ya conoces las herramientas para lo primero: SUMIF para un criterio, SUMIFS para dos, COUNTIFS para contar, o una tabla dinámica que agrupa por ti. Después el gráfico hace legible el resultado de un vistazo, para alguien que tiene dos segundos y ningún interés en tus fórmulas.

Cómo funciona por dentro

Una pregunta, un tipo de gráfico

La forma de la pregunta elige el gráfico.

• Comparar categorías ("¿qué categoría vende más?"): un gráfico de columnas o de barras. Ordena las barras de mayor a menor salvo que las categorías tengan un orden natural.
• Seguir un número en el tiempo ("¿cómo se movió el gasto durante la semana?"): un gráfico de líneas, con las fechas en orden en el eje x.
• Mostrar la dispersión de un número ("¿cuántos productos hay en cada rango de precio?"): un histograma, que es un gráfico de columnas con el conteo de cada rango y sin huecos entre barras.
• Relacionar dos números ("¿más sesiones significan más pedidos?"): un gráfico de dispersión, un punto por fila.
• Mostrar partes de un todo ("¿qué parte de los ingresos es cada canal?"): un gráfico circular, pero solo con unos tres sectores. Con más, una barra se compara mejor.

De qué se construye el gráfico

Selecciona la columna de etiquetas y la de números juntas, luego Insertar → Gráficos, y Excel crea el gráfico con la primera columna como eje. Cada columna de números se convierte en una serie. Dos series dan dos barras por categoría, o dos líneas. Los encabezados de las columnas de números pasan a ser la leyenda. Como el gráfico está vinculado a las celdas, se mueve cuando se mueve la tabla. Cambia una entrada de un SUMIF y la barra cambia con ella. Si la tabla es una tabla dinámica, Insertar → Gráfico dinámico crea un gráfico que sigue los cajones de la tabla, la forma más rápida de graficar una tabla dinámica sin copiar números.

Leer una tendencia

Un gráfico de líneas une puntos consecutivos. Eso le dice al ojo que los puntos están relacionados, y es el mensaje correcto para días, semanas y meses.

No uses una línea entre categorías como Decor, Kitchen y Textiles. La línea sugeriría una pendiente de una a la siguiente, y no la hay.

Ejes honestos

Empieza por las etiquetas. Un gráfico sin título obliga al lector a adivinar, y una leyenda que dice "Series1" indica que la tabla no tenía encabezados. Pon el encabezado en la primera fila de cada columna y Excel lo usa.

El eje es parte del mensaje. Un gráfico de columnas parte de cero porque la longitud de la barra es el número. Corta el eje en 700,000 y Textiles (580K) desaparece, mientras Kitchen (799K) parece un séptimo de Furniture. Los valores son los mismos, pero la imagen miente. Un gráfico de líneas es distinto, porque el mensaje lo lleva la posición de los puntos, así que un eje que no parte de cero puede estar bien. Elijas lo que elijas, rotula el eje, dale al gráfico un título que diga qué muestra ("Ingresos por categoría, todos los pedidos completados") y borra lo que no ayuda al lector, como cuadrículas recargadas y efectos 3D.

Errores comunes

"Puedo graficar los datos en bruto y Excel lo resuelve"

Excel dibuja exactamente las celdas que le das. Doce líneas de pedido hacen doce barras, y una categoría repetida aparece una vez por cada línea. Construye la tabla resumen, o una tabla dinámica, y grafica eso. Una comprobación rápida: cuenta las marcas del gráfico y compáralas con las cosas que querías comparar. Si querías tres canales y ves doce barras, la tabla está mal.

"Un gráfico de barras puede empezar el eje donde mejor se vea"

La longitud de la barra son los datos. Empezar el eje por encima de cero hace que las diferencias pequeñas parezcan enormes, y es el truco más viejo de los gráficos engañosos. Si las diferencias son pequeñas y el lector necesita verlas, muestra los números en etiquetas, o usa un gráfico de líneas o de puntos, donde el mensaje lo lleva la posición.

"Más tipos de gráfico hacen mejor un informe"

Un informe con un circular, un radar y una barra 3D es más difícil de leer que uno con un gráfico de columnas claro. Cada gráfico debe responder una pregunta que puedas decir en una frase. Si no sabes decir qué responde, bórralo. Tres gráficos simples que responden una pregunta cada uno hacen mejor panel diario que ocho que impresionan.