Nivel 1 · Cuenta lo que hay con COUNTA, COUNTBLANK y COUNTIF

Antes de sumar nada, averigua qué contienen los datos. ¿Cuántas filas hay? ¿Cuántas son transacciones reales? ¿Qué falta? Excel tiene una pequeña familia de funciones de conteo para esto, y cada una cuenta algo distinto.

COUNT, COUNTA y COUNTBLANK

Función	Cuenta	En esta hoja
=COUNT(C2:C55)	celdas que contienen un número	54 cantidades
=COUNT(B2:B55)	(los nombres de producto son texto)	0
=COUNTA(B2:B55)	celdas no vacías: texto, números, lo que sea	54
=COUNTBLANK(D2:D55)	celdas vacías	49

COUNT solo cuenta números, así que en una columna de texto devuelve 0. Es el tropiezo clásico cuando alguien pregunta “¿cuántas filas?” y no obtiene nada. Para “cuántas filas”, usa COUNTA sobre una columna que siempre esté llena, como el nombre del producto o un id.

COUNTA y COUNTBLANK son las dos mitades de un mismo rango. La columna de cupones tiene 5 celdas llenas (HOLIDAY20 en dos pedidos) y 49 vacías, y 5 + 49 = 54. Cuando las dos mitades no suman el número de filas, el rango tiene el tamaño equivocado.

Las líneas no son pedidos

La hoja tiene una fila por línea de pedido: el pedido 12301 compró cuatro productos, así que ocupa cuatro filas. George pidió ambos números, y son distintos.

Para contar los pedidos distintos en una hoja como esta, marca la primera vez que aparece cada id de pedido. En E2:

E2   =IF(COUNTIF($A$2:A2,A2)=1,1,0)

El rango $A$2:A2 tiene el inicio fijado y el final móvil. Rellenada hacia abajo, la fila 5 lee $A$2:A5, la fila 9 lee $A$2:A9: siempre va desde arriba hasta la fila actual. Así, el COUNTIF pregunta “¿cuántas veces ha aparecido este id de pedido hasta ahora?”. Es 1 solo en la primera línea del pedido, así que la marca es 1 ahí y 0 en cada repetición. Suma la columna, =SUM(E2:E55), y obtienes el número de pedidos: 20. La misma marca sobre la columna B cuenta 36 productos distintos.

En tu escritorio puedes ver otras dos formas. Microsoft 365 tiene =COUNTA(UNIQUE(A2:A55)), y los libros más antiguos usan =SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A2:A55,A2:A55)). Ambas hacen que Excel trabaje con una lista entera de valores dentro de una sola celda. Esta hoja de práctica guarda un valor por celda, así que no se ejecutan aquí; la columna de marcas da la misma respuesta y funciona en todas las versiones. Su ventaja: puedes ver qué filas contaron y filtrar por ellas.

Contar con una condición

COUNTIF cuenta las celdas que pasan una prueba. Para contar las líneas al por mayor, más de las 5 unidades de I1:

I7   =COUNTIF(C2:C55,">"&I1)

El operador va entre comillas y la celda se une con &, así que el criterio se convierte en >5. Pasan seis líneas: cantidades de 6, 6, 8, 8, 9 y 12. Los siguientes niveles llevan COUNTIF mucho más lejos.

Para “1 o 2 unidades”, un solo COUNTIF no puede probar dos valores, pero dos sumados sí:

I8   =COUNTIF(C2:C55,1)+COUNTIF(C2:C55,2)

Son 13 líneas de una unidad y 16 líneas de dos unidades: 29. Un criterio numérico no necesita comillas. Como las cantidades son números enteros, =COUNTIFS(C2:C55,">=1",C2:C55,"<=2") da los mismos 29.

Comprueba los conteos

• Los tramos de cantidad deben sumar: 29 líneas pequeñas, 19 líneas de 3 a 5 unidades y 6 líneas al por mayor son 54.
• COUNT(C2:C55) debe ser igual a COUNTA(C2:C55). Si es menor, algunas cantidades se importaron como texto, y toda suma de esa columna queda demasiado baja.
• Un conteo de distintos nunca puede ser mayor que el número de líneas.

Errores comunes

• COUNT sobre texto. =COUNT(B2:B55) devuelve 0. Usa COUNTA.
• Informar líneas como pedidos. Cuenta ids de pedido distintos, no filas.
• Un inicio sin fijar en la marca. COUNTIF(A2:A2,A2) se desliza hacia abajo como una sola celda, así que cada fila cuenta 1 y los “pedidos” salen como 54.
• ">I1" entre comillas. El criterio se convierte en el texto “I1”; une la celda con &.
• “1 o 2” en un solo criterio. "1,2" no coincide con nada. Suma dos COUNTIF.