Nivel 3 · Números guardados como texto

El total de Nicole está mal, y nada en la hoja lo dice. Ningún error, ninguna advertencia, solo un número más pequeño. La causa es el problema de datos más común en las hojas de cálculo: los números guardados como texto.

Por qué una exportación hace esto

Un archivo CSV no tiene tipos. Cada valor son solo caracteres, y el programa que lo lee tiene que adivinar qué es cada uno. Las columnas configuradas como Texto, los valores con un espacio sobrante, un apóstrofo o un signo de moneda, los sistemas que entrecomillan los importes editados a mano: todo esto puede dejar "141.98" en una celda como texto. Esta hoja está construida igual: el portal de devoluciones escribe los reembolsos aprobados a mano (motivo changed_mind) como texto, y el resto como números.

La pista: la alineación

Excel y Google Sheets ponen los números en el borde derecho de una celda y el texto en el izquierdo, salvo que alguien haya cambiado la alineación. Recorre la columna E: E3 (28.99) está a la derecha, E2 (28.99) a la izquierda. El mismo importe, distinto tipo. Tampoco ayuda el formato 0.00: solo se aplica a los números, así que E14 muestra 169.00 porque esos son los caracteres del texto, no porque tenga formato. Excel de escritorio también marca esas celdas con un pequeño triángulo verde (“Número almacenado como texto”).

También puedes preguntarlo directamente: =ISTEXT(E2) es TRUE, =ISNUMBER(E2) es FALSE.

Qué hace SUM con el texto

Fórmula	Qué pasa con "28.99" en E2
=SUM(E2:E45)	se salta: los rangos en SUM, AVERAGE, MIN, MAX solo conservan números
=E2+E3	se convierte: los operadores aritméticos transforman el texto numérico en número
=COUNT(E2:E45)	no se cuenta: COUNT cuenta solo números
=COUNTA(E2:E45)	se cuenta: COUNTA cuenta toda celda que no esté vacía

Así, =SUM(E2:E45) devuelve 4,002.58, mientras que los 44 reembolsos suman en realidad 5,632.96. Los diez importes de texto, 1,630.38 en total, simplemente desaparecen. Esos son los “unos $1,600” de Nicole.

La comprobación más rápida en cualquier columna que vayas a totalizar:

I3   =COUNTA(E2:E45)-COUNT(E2:E45)

Aquí devuelve 10. En una columna limpia devuelve 0.

Convertir con VALUE

VALUE(text) lee un texto numérico y devuelve el número:

F2   =VALUE(E2)

F2 muestra 28.99, alineado a la derecha, y es un número real. Sobre una celda que ya contiene un número, VALUE lo devuelve sin cambios, así que una sola fórmula sirve para toda la columna. Rellénala hacia abajo y =SUM(F2:F45) da 5,632.96.

Dos atajos hacen el mismo trabajo: =E2*1 y =--E2 (dos signos menos). Ambos fuerzan la aritmética, y la aritmética convierte. VALUE dice lo que quieres decir, lo que ayuda a la siguiente persona que lea la hoja.

VALUE devuelve #VALUE! cuando el texto no es un número en absoluto, como "n/a" o "$1,200 approx". Eso es útil: te muestra las celdas que necesitan a una persona, no una fórmula.

Errores comunes

• Cambiar el formato a Número. La celda sigue conteniendo texto; SUM sigue saltándola. Convierte el valor (VALUE, o en Excel, Datos > Texto en columnas > Finalizar sobre la columna).
• Fiarse de un total sin un conteo. Compara COUNT con el número de filas. 34 números en una columna de 44 filas significa que diez faltan en cada suma.
• Arreglarlo solo en el total. Una fórmula ingeniosa de una celda puede convertir y sumar a la vez, pero la siguiente tabla dinámica o gráfico sobre la columna E sigue mal. Convierte en una columna limpia y construye sobre ella.
• Configuración regional. VALUE("1.234,50") funciona en Europa y falla en EE. UU. Las exportaciones de un sistema de otro país necesitan antes un SUBSTITUTE.