Nivel 7 · Actualización programada, puertas de enlace e invitados externos

Un modelo Import es una copia de los datos tomada en la última actualización. Una vez que el informe está en el servicio, algo tiene que tomar una copia fresca según un calendario, y alguien tiene que decidir quién ajeno a la empresa puede mirarlo.

Dónde estás trabajando

Este es un cuestionario: la actualización, las puertas de enlace y el acceso de invitados viven en el servicio y en el Microsoft Entra ID de tu empresa, que necesitan una cuenta de trabajo.

Actualización programada

En el servicio, abre el área de trabajo, pasa el cursor sobre el modelo semántico y selecciona Más opciones (…) → Configuración (More options → Settings). En Credenciales de origen de datos (Data source credentials), inicia sesión en cada fuente. En Actualizar (Refresh), activa Configurar un programa de actualización (Configure a refresh schedule), elige diaria o semanal, añade horas y una zona horaria, y marca la casilla que te envía un correo cuando falla una actualización. Con Pro, un modelo puede actualizarse hasta 8 veces al día; con Premium por usuario o en capacidad Premium/Fabric, hasta 48. Power BI pausa un programa tras varias actualizaciones fallidas seguidas, y en un modelo que nadie ha abierto en dos meses. También puedes seleccionar Actualizar ahora (Refresh now) en cualquier momento.

DirectQuery y las conexiones dinámicas no copian los datos, así que no necesitan una actualización de datos; los visuales consultan la fuente cuando alguien los abre.

Cuándo necesitas una puerta de enlace

El servicio se ejecuta en la nube de Microsoft. Puede llegar directamente a fuentes en la nube: SharePoint Online, OneDrive, Azure SQL Database, Dataverse, la mayoría de las API web. No puede llegar a un servidor ni a un recurso compartido de archivos dentro de la red de tu oficina. Una puerta de enlace de datos local (on-premises data gateway) es un pequeño servicio de Windows instalado en una máquina de esa red; recibe la solicitud de actualización, consulta la fuente local y devuelve el resultado mediante una conexión saliente.

Hay dos tipos. La puerta de enlace en modo estándar la comparten muchas personas y modelos y se gestiona en Configuración → Administrar conexiones y puertas de enlace (Settings → Manage connections and gateways), donde cada fuente recibe una conexión a la que se asigna el modelo. El modo personal sirve solo a los modelos de una persona. La configuración del firewall se mantiene cerrada: la puerta de enlace solo se conecta hacia fuera.

Compartir con personas ajenas a la empresa

• Usuarios invitados (Microsoft Entra B2B). Comparte el informe o la aplicación con el correo de la persona externa, o haz que TI la invite. Inicia sesión con su propia cuenta, necesita una licencia Pro (de cualquiera de las dos empresas) salvo que el contenido esté en capacidad Premium o F64+, y se le aplica la RLS. El administrador de tu tenant decide si se permiten invitados.
• Publish to web. Archivo → Insertar informe → Publicar en la Web (File → Embed report → Publish to web) crea un enlace público y un código de inserción. Cualquiera con el enlace puede verlo, sin iniciar sesión, sin RLS, y los buscadores pueden encontrarlo. Está pensado solo para datos públicos, y muchas empresas lo desactivan.

Errores comunes

• Una puerta de enlace para archivos en la nube. SharePoint Online y OneDrive no la necesitan.
• La puerta de enlace en el portátil de alguien. Actualiza solo mientras ese portátil está encendido.
• Publish to web para datos confidenciales. Es una página web pública.