Nivel 6 · Cuestionario: qué hace una Tabla de Excel cuando llega una fila

Un rango simple de celdas no sabe que es un conjunto de datos. Una Tabla de Excel sí: conoce sus encabezados, sus columnas y su tamaño, y todo lo que apunta a ella la sigue cuando crece. Para un registro que recibe filas nuevas cada día, esa es la diferencia entre un informe que se actualiza y uno que deja de contar en silencio.

Crear una Tabla

Haz clic en cualquier celda de los datos y pulsa Ctrl+T (o Insertar → Tabla). Comprueba el rango, deja marcado La tabla tiene encabezados, Aceptar. Luego, en la pestaña Diseño de tabla, ponle un nombre en Nombre de la tabla: Orders, no Table1. Lo que obtienes:

• encabezados que sustituyen a las letras de columna cuando te desplazas hacia abajo, y botones de filtro en cada encabezado;
• filas con bandas que siguen con bandas tras ordenar o añadir filas;
• Autoexpansión: escribe en la fila justo debajo de la tabla, o en la columna justo a su lado, y la tabla crece;
• columnas calculadas: escribe una fórmula una vez en una columna y Excel rellena toda la columna, filas nuevas incluidas;
• una Fila de totales (Diseño de tabla → Fila de totales) con un desplegable para Suma, Promedio, Contar, etc. Usa SUBTOTAL, así que totaliza solo las filas que un filtro deja visibles.

Referencias estructuradas

Dentro y fuera de la tabla, las fórmulas pueden apuntar a columnas por nombre:

Referencia	Significa
Orders[amount]	la columna amount, todas las filas de datos, sea cual sea el tamaño
[@amount]	el amount de esta fila (dentro de la tabla)
Orders[[#Totals],[amount]]	la celda de la Fila de totales de amount
Orders[#Headers]	la fila de encabezados

=SUM(Orders[amount]) se lee como una frase y nunca necesita estirarse. Haz clic en una columna mientras escribes una fórmula y Excel inserta la referencia estructurada por ti. La cuadrícula del navegador de este curso no admite Tablas ni referencias estructuradas, así que los ejercicios usan rangos normales. Todo lo demás que aprendes aquí se traslada.

Rangos con nombre

Para una celda de entrada única o un bloque fijo, un rango con nombre hace un trabajo parecido. Selecciona K1, escribe TaxRate en el Cuadro de nombres (a la izquierda de la barra de fórmulas) y pulsa Enter, o usa Fórmulas → Definir nombre. Ahora =C2*(1+TaxRate) funciona en cualquier parte del libro y nunca necesita $: un nombre siempre es absoluto. Fórmulas → Administrador de nombres los lista y edita. Los nombres son estupendos para entradas (TaxRate, FreeShipFrom); para datos que crecen, una columna de Tabla es mejor, porque un nombre definido como E2:E41 sigue siendo E2:E41.

Segmentaciones de datos

Una segmentación es un panel de botones que filtra una Tabla o una tabla dinámica: Diseño de tabla → Insertar segmentación de datos, marca channel y category, y obtienes dos paneles de botones. Haz clic en web y la tabla muestra solo las filas web; Ctrl+clic (o el botón de selección múltiple) elige varias; el icono de borrar filtro lo restablece. Varias segmentaciones se combinan con AND, como los filtros en columnas distintas. Las segmentaciones son más rápidas de leer que los desplegables de filtro, y por eso son populares en paneles (dashboards) sencillos, y una misma segmentación puede controlar varias tablas dinámicas a la vez (Conexiones de informe).

Errores comunes

• Dejar Table1 como nombre: las fórmulas dicen =SUM(Table1[amount]) y nadie sabe qué es.
• Una fila vacía antes de los datos nuevos: la tabla no crece, y las filas nuevas quedan fuera de todos los totales.
• Sobrescribir una celda de una columna calculada con un valor tecleado. Excel marca la incoherencia con un triángulo verde; la columna ya no significa una sola cosa.
• Mezclar un rango fijo como E2:E41 con una tabla que crece, como en la hoja de Samuel.