Nivel 4 · Reglas de resaltado, un TRUE o FALSE por fila

El formato condicional colorea una celda cuando una prueba sobre ella es verdadera. Detrás de cada regla, integrada o personalizada, Excel evalúa un TRUE/FALSE para cada celda. Es útil saberlo, porque significa que puedes escribir la misma prueba en una columna, comprobarla fila por fila, contarla y ordenar o filtrar por ella. Este nivel hace exactamente eso con las tres reglas de Anna.

Reglas para resaltar celdas en Excel

Selecciona los totales de línea (E2:E38), luego Inicio → Formato condicional → Reglas para resaltar celdas → Es mayor que…, escribe 150 (o haz clic en K1 para que la regla siga a la celda de entrada) y elige Relleno verde con texto verde oscuro. Repite con Es menor que…, 70, Relleno rojo claro. El mismo menú tiene Entre, Es igual a, Texto que contiene, Una fecha y Valores duplicados. Google Sheets: Formato → Formato condicional, “Dar formato a celdas si… Es mayor que”.

La versión escrita por extenso de las dos reglas:

F2   =E2>$K$1
G2   =E2<$K$2

La fila 4, el Bramble Percale Quilt con 417.00, es TRUE en F: verde. La fila 6, un Delancey Brass Vase con 19.99, es TRUE en G: rojo. Rellenadas hacia abajo, 8 líneas salen verdes y 19 rojas. Cuidado con los bordes: cuatro líneas están en 70.99 (filas 3, 17, 20 y 27). No están por debajo de 70, así que no reciben color. “Es mayor que” y “Es menor que” son estrictos: una línea de exactamente 150.00 quedaría en blanco. Si Anna quiere decir “150 o más”, la regla es >=.

Superiores/Inferiores y Por encima del promedio

Formato condicional → Reglas superiores e inferiores tiene 10 superiores, 10 % de valores superiores, 10 inferiores, 10 % de valores inferiores, Por encima del promedio y Por debajo del promedio. Por encima del promedio compara cada celda con el promedio de toda la selección:

H2   =E2>AVERAGE($E$2:$E$38)

El promedio de las 37 líneas es 111.34, así que 9 líneas están por encima. El rango se fija con $ en ambos extremos: todas las filas deben comparar con el mismo promedio. Fíjate en lo pocas líneas que superan el promedio: un puñado de líneas grandes (629.94, 417.00) lo empujan hacia arriba. Es normal en valores de pedido, y un motivo para mirar también la mediana. Una regla de 10 % superior ordena los elementos y colorea la décima parte más grande por cantidad; no significa “líneas por encima del 90 % del máximo”.

Barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos

Estos no prueban; dibujan.

• Las Barras de datos ponen una barra dentro de cada celda, la más larga para el valor más grande. Buenas para ver cantidades de un vistazo. Por defecto la barra más corta es el mínimo, así que comprueba que un valor pequeño no parezca cero.
• Las Escalas de color sombrean de un color a otro, de menor a mayor.
• Los Conjuntos de iconos ponen una flecha o un semáforo en cada celda. Los valores por defecto dividen el rango por porcentaje; para una escala de valoración, edita la regla (Administrar reglas → Editar) y fija el tipo en Número: verde si ≥ 5, amarillo si ≥ 3, rojo en caso contrario. Escrito por extenso, es =IFS(E2>=5,"green",E2>=3,"yellow",TRUE,"red").

Administrar reglas muestra todas las reglas de la hoja, el rango al que se aplican y el orden en que se ejecutan. Cuando dos reglas colorean la misma celda, gana la que está más arriba en la lista; marca Detener si es verdadero para terminar ahí las comprobaciones.

Errores comunes

• Umbrales o rangos sin fijar en una regla escrita por extenso: AVERAGE(E2:E38) rellenada hacia abajo se desliza con la fila.
• Bordes estrictos frente a inclusivos: “más de 150” es >, “150 o más” es >=.
• Teclear el umbral en la regla en lugar de apuntar a una celda, y olvidarte luego de actualizar una de las tres reglas cuando cambia.
• Dar formato a texto que parece un número: "120" guardado como texto falla >150 y <70 en ambos sentidos, así que nunca recibe color.